Privacy Policy

Les traitements de données à caractère personnel (ci-après « les données ») effectués par Fedagrim ASBL sont soumis au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement général sur la protection des données ») (ci-après dénommé « la législation sur la protection de la vie privée »).

La présente déclaration de confidentialité s'applique au traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'organisation de nos événements « Agribex », « PotatoEurope » (édition belge), « Demogroen » et « Graslanddemo », ci-après dénommés collectivement « l'événement ».

Responsable du traitement

Fedagrim ASBL
Avenue Jules Bordet 164, boîte 4
1140 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 262 06 00
E-mail : privacy@fedagrim.be

À qui s'adresse la présente déclaration de confidentialité ?

La présente déclaration de confidentialité s'applique au traitement des données à caractère personnel concernant :

  • Exposants, anciens exposants et futurs exposants potentiels de l'événement
  • Visiteurs, anciens visiteurs et futurs visiteurs potentiels de l'événement
  • Contacts presse, relations publiques, jury et intervenants
  • Les personnes qui nous contactent pour obtenir des informations sur l'événement
  • Les prestataires auxquels nous faisons appel dans le cadre de cet événement

Catégories de données à caractère personnel

En fonction de la relation que nous entretenons avec vous, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes.

Exposants, anciens exposants et futurs exposants potentiels de l'événement

Notamment :

  • Nom, prénom, sexe, langue, fonction
  • Adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou portable), e-mail, fax
  • Informations concernant votre entreprise : nom, forme juridique, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA, numéro d'enregistrement, secteur d'activité, numéro de compte bancaire
  • Événements auxquels vous/votre entreprise avez participé en tant qu'exposant
  • Événements pour lesquels vous avez manifesté de l'intérêt ou qui pourraient vous intéresser
  • Informations transactionnelles (informations concernant votre contrat : type, montant, lieu, éléments, conditions contractuelles, prix, informations de paiement, factures impayées le cas échéant, historique des paiements, etc.)
  • Nombre de participants ayant utilisé votre code-barres pour participer à l'événement
  • Si vous participez à notre concours « Sélection des nouveautés » : les informations que vous nous communiquez via votre dossier de participation
  • Informations concernant le parrainage de l'un de nos événements
  • Toute autre information que vous nous avez communiquée de votre plein gré (par exemple dans le cadre d'enquêtes de satisfaction, d'inscriptions sur notre site web, de questions que vous nous avez posées, etc.)
  • Date d'enregistrement des informations et source

Visiteurs, anciens visiteurs et futurs visiteurs potentiels de l'événement

Notamment :

  • Nom, prénom, sexe, langue
  • Adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou portable), adresse e-mail
  • Informations concernant votre entreprise : nom, forme juridique, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA, numéro d'enregistrement, secteur d'activité
  • Événements auxquels vous avez participé ou auxquels vous vous êtes inscrit
  • Événements pour lesquels vous avez manifesté de l'intérêt ou qui pourraient vous intéresser
  • Si vous avez utilisé un code-barres, les informations relatives à son origine (par exemple, code-barres associé à un exposant, à une publicité dans un magazine, à notre site web, etc.)
  • Informations transactionnelles (événement auquel vous avez assisté, si vous êtes un visiteur payant ou un visiteur sur invitation, historique des paiements, etc.)
  • Toute autre information que vous nous avez communiquée de votre plein gré (par exemple dans le cadre d'enquêtes de satisfaction, d'inscriptions sur notre site web, de questions que vous nous avez posées, etc.)
  • Date d'enregistrement des informations et source

Contacts presse, relations publiques, jury et intervenants, personnes qui nous contactent pour obtenir des informations sur l'événement (ci-après « nos interlocuteurs »)

Notamment :

  • Nom, prénom, sexe, langue
  • Adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou portable), adresse e-mail
  • Informations concernant l'entreprise pour laquelle vous travaillez : nom, forme juridique, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA, numéro d'enregistrement de l'entreprise, secteur d'activité
  • L'événement auquel vous participez et à quel titre (membre du jury, intervenant, …)
  • Événements pour lesquels vous avez manifesté de l'intérêt ou qui pourraient vous intéresser
  • Toute autre information que vous nous avez communiquée de votre plein gré (par exemple, dans le cadre de questions que vous nous avez posées, etc.)
  • Date d'enregistrement des informations et source

Les prestataires auxquels nous faisons appel dans le cadre de cet événement

Notamment :

  • Nom, prénom, sexe, langue
  • Adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou portable), adresse e-mail
  • Informations concernant votre entreprise : nom, forme juridique, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA, numéro d'identification de l'entreprise, numéro de compte bancaire
  • Informations relatives aux transactions (contrat, nature des prestations fournies ou à fournir, prix, informations de paiement, historique des paiements, litiges éventuels, etc.)
  • Date d'enregistrement des informations et source

Informations collectées par le biais des cookies et des technologies similaires

Lorsque vous consultez notre site web, nous pouvons enregistrer des informations à l'aide de nos cookies. Pour plus d'informations sur cette utilisation spécifique, veuillez consulter notre « politique en matière de cookies », disponible sur notre site web.

Informations provenant de tiers

Nous pouvons également traiter des informations vous concernant provenant de bases de données externes (par exemple, dans les catalogues d'exposants d'événements similaires, sur vos sites web, par l'intermédiaire de votre importateur si vous êtes l'un de ses distributeurs, via la Banque-Carrefour des Entreprises ou via des entreprises spécialisées dans le commerce de données ou des plateformes de réseaux sociaux) que nous utilisons pour mettre à jour vos données ou pour vous envoyer des informations personnalisées.

Utilisation de vos données et fondements juridiques

Avec votre accord

(Base juridique : article 6a de la loi sur la protection de la vie privée.) Nous utilisons et traitons vos données aux fins suivantes :

  • Pour répondre à votre question lorsque vous nous demandez des informations
  • Afin de vous envoyer notre newsletter ou d'autres communications de marketing direct que vous souhaitez recevoir par e-mail

Tout consentement donné peut être retiré à tout moment en nous contactant conformément à la procédure décrite ci-dessous dans la section « Exercice de vos droits ».

Exécution de votre contrat

Dans le cadre d'une demande de devis ou de l'exécution de votre contrat (base juridique : article 6b de la législation sur la protection des données) :

  • Pour l'établissement d'un devis ou la conclusion d'un contrat (par exemple, un contrat d'exposant), ainsi que pour son exécution et son suivi (gestion générale des contrats)
  • Pour la mention des exposants dans le catalogue de l'événement, par transmission des données à l'éditeur du catalogue
  • Pour la gestion générale des accès, des billets et des visiteurs
  • En ce qui concerne la gestion générale de la sécurité pendant l'événement
  • À des fins comptables et de recouvrement
  • Afin de lutter contre d'éventuelles fraudes, infractions et violations, et afin d'assurer la gestion des litiges et des éventuelles procédures judiciaires

Intérêt légitime

Lorsque nous avons un intérêt légitime dans le cadre de nos activités de marketing. En effet, certains traitements de vos données à caractère personnel sont nécessaires à l'exercice de nos activités. Dans ce cas, nous veillons à maintenir un équilibre entre notre intérêt légitime et le respect de votre vie privée (fondement juridique : article 6, point f), de la législation sur la protection des données) :

  • Pour vous envoyer des communications de marketing direct par e-mail sur la base de votre consentement implicite, si vous êtes l'un de nos clients (visiteurs ayant acheté un billet d'entrée ou dont le billet a été payé par un tiers, exposants, etc.) et que nous avons reçu votre adresse e-mail de votre part. Vous avez la possibilité de vous opposer à tout moment et gratuitement à cette utilisation de votre adresse e-mail.
  • Pour vous contacter à des fins de marketing direct par d'autres moyens de communication ne nécessitant pas votre consentement préalable
  • Pour les demandes de parrainage
  • Afin de centraliser vos données, de les regrouper et de les enrichir avec des informations utiles provenant de partenaires externes
  • Pour vous contacter dans le cadre d'enquêtes de satisfaction ou d'études de marché
  • Si vous faites partie de nos interlocuteurs, afin de vous envoyer nos communiqués de presse ou d'autres informations utiles concernant notre événement
  • Afin d'améliorer nos produits ou services, et d'adapter nos événements, nos sites web ou nos applications mobiles aux préférences de nos visiteurs, exposants, contacts ou prospects
  • Afin de lutter contre d'éventuelles fraudes, infractions et violations, et afin d'assurer la gestion des litiges et des éventuelles procédures judiciaires

Obligations légales

Afin de respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis (base juridique : article 6c de la législation sur la protection de la vie privée) :

Dans certains cas, nous sommes légalement tenus de traiter vos données à caractère personnel et/ou de les communiquer aux pouvoirs publics ou à des organismes désignés par la loi.

Transmission de vos données à des tiers

Vos données peuvent être transmises à des tiers dans les cas suivants :

  • À nos sous-traitants, dans le cadre des services qu’ils nous fournissent (par exemple : agences de billetterie externes, éditeurs de catalogues, prestataires de services liés aux stands, agences de publicité, prestataires de services informatiques, fournisseurs de services cloud, sociétés de recouvrement…). Ceux-ci traitent vos données uniquement sur la base de nos instructions.
  • À nos partenaires dans les domaines de la logistique et de l'événementiel
  • À nos éventuels ayants droit
  • À certaines autorités, dans le cadre du respect de nos obligations légales

Transfert de vos données en dehors de l'Union européenne

Vos données ne seront pas transférées vers des pays situés en dehors de l'Union européenne.

Durée de conservation de vos données

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant les durées suivantes :

Catégories de personnes concernées Durée de conservation
Prospects exposants/sponsors, prospects visiteurs La durée de conservation peut varier en fonction de la fréquence d'organisation de nos événements : Potato Europe : vos données sont conservées pendant deux éditions ; Agribex : trois éditions ; Demogroen/Demovert : trois éditions ; Grasland Demo/Demo Fenaison : deux éditions.
Exposants/sponsors Vos données sont conservées pendant dix ans à compter du dernier événement auquel vous avez participé. Ce délai de conservation ne s'applique pas si vous avez encore une dette envers Fedagrim. Dans ce cas, vos données seront conservées jusqu'au règlement de cette dette.
Jury/intervenants Vos données seront conservées pendant dix ans à compter du dernier événement auquel vous avez participé.
Visiteurs / personnes inscrites à l'événement mais qui ne se sont pas présentées Vos données sont conservées pendant dix ans à compter du dernier événement auquel vous avez participé.
Abonnés à la newsletter Vos données seront conservées tant que vous n'aurez pas annulé votre abonnement à la newsletter.
Contacts presse / Relations publiques Vos données seront conservées tant que vous exercerez la fonction pour laquelle vous avez été enregistré dans notre base de données.
Fournisseurs Vos données sont conservées jusqu'à sept ans après l'expiration du contrat.
Archivage Il se peut que nous devions conserver vos données plus longtemps à d'autres fins, par exemple pour respecter nos obligations légales (notamment comptables et fiscales) ou pour qu'elles puissent servir de pièces justificatives dans le cadre d'un litige. L'accès aux données archivées est limité.

Sécurité de vos données

Nous mettons tout en œuvre pour sécuriser au mieux vos données à caractère personnel et protéger au maximum votre vie privée. Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à cet effet, notamment pour prévenir toute perte, utilisation abusive ou altération des informations que nous collectons.

Seuls les collaborateurs qui ont impérativement besoin d'accéder à vos données pour pouvoir mener à bien leur mission ont accès à vos données à caractère personnel. Ils traitent les données à caractère personnel et les informations confidentielles avec le plus grand soin.

Description de vos droits et de la procédure à suivre pour les exercer

Votre droit d'accès et de rectification

Conformément aux dispositions de la législation relative à la protection des données, vous disposez d'un droit d'accès aux données vous concernant figurant dans notre fichier. Vous avez également le droit de nous demander de rectifier les données erronées vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.

Votre droit de retirer votre consentement

Si vous avez donné votre consentement à Fedagrim pour le traitement de vos données, vous pouvez le retirer à tout moment.

Votre droit d'opposition

Vous pouvez à tout moment vous opposer, sans avoir à justifier votre décision, à l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Votre droit à l'oubli

Vous avez le droit de demander que vos données soient entièrement supprimées de notre base de données dans les cas prévus par la loi.

Votre droit à la limitation du traitement

En cas de litige concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez demander que ce traitement soit limité. Dans ce cas, nous n'utiliserons plus vos données à caractère personnel jusqu'à ce que le litige soit résolu.

Votre droit à la portabilité des données

Enfin, vous disposez d'un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous avez vous-même communiquées. Dans ce cas, vos données seront transférées au destinataire que vous aurez désigné.

Exercice de vos droits

Vous devez exercer vos droits par demande écrite. Nous nous réservons le droit de vous demander de nous fournir une pièce d'identité (afin d'éviter de transmettre vos données à caractère personnel à des tiers).

Vous pouvez adresser votre demande à :

Fedagrim ASBL
Avenue Jules Bordet 164, boîte 4
1140 Bruxelles
À l'attention du service de la protection de la vie privée
ou par e-mail : privacy@fedagrim.be

Si vous nous envoyez votre demande par e-mail, nous y répondrons également par e-mail, sauf si vous nous donnez d'autres instructions à ce sujet.

Conformément aux dispositions de la législation relative à la protection des données, nous traitons votre demande dans un délai de 30 jours à compter de la date à laquelle nous disposons de tous les éléments nécessaires à son traitement. Si votre demande est complexe, ce délai peut éventuellement être prolongé de deux mois au maximum, mais dans ce cas, nous vous en informerons au préalable.

Pour plus d'informations sur notre politique de confidentialité ou si vous avez des réclamations concernant la protection de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par écrit à l'adresse indiquée ci-dessus.

Vous pouvez par ailleurs vous adresser à tout moment à l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par e-mail à l'adresse suivante : contact@apd-gba.be.